Personvernerklæring for den registrerte

Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger. Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS bestemmer formålet med behandlingen og hvilke midler som skal benyttes ved denne behandlingen. Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS er opptatt av at du skal ha tillit til at dine personopplysninger behandles forsvarlig og trygt hos oss. Behandling av personopplysninger hos Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS er underlagt personopplysningsloven med dennes videre henvisning til EUs personvernforordning. Kontaktinformasjonen til Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS er:

Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS (org.nr. 980 407 543)

Rådhusgata 5B

0151 Oslo

Denne personvernserklæringen retter seg mot Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS sin behandling av personopplysninger av følgende personer:

  1. Privatklienter
  2. Kontaktpersoner hos bedriftsklienter.
  3. Klienter i straffesaker.
  4. Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere.
  5. Andre personer involvert i saker vi bistår i eller som på annen måte er omtalt i saksdokumenter Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS får tilgang til.

Hos Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS er Vivi Cecilie Bjerkaas personvernsansvarlig. Dette vil si at spørsmål og klager angående behandlingen av personopplysninger hos Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS rettes til Vivi Cecilie Bjerkaas på e-post vb@ghg.no. Likeså kan slike henvendelser også rettes til ansvarlig advokat slik dette fremgår i oppdragsbekreftelsen. Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS oppfordrer alle personer nevnt ovenfor til å gjøre seg kjent med følgende:

  1. Terminologi
  2. Formål
  3. Grunnlag for behandling
  4. Dine rettigheter
  5. Innsamling
  6. Lagring
  7. Utlevering/deling av personopplysninger
  8. Bruk av personopplysninger
  9. Sikkerhet
  10. Endringer

Ved spørsmål oppfordres du til å henvende deg til personvernansvarlig eller ansvarlig advokat, som beskrevet ovenfor. Videre ønsker Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS å informere om at behandlingsgrunnlagene etter personopplysningsloven ikke er gjensidig utelukkende og at Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS kan bygge behandling sin på flere behandlingsgrunnlag, se punkt 3 for relevante behandlingsgrunnlag.

 

  1. Terminologi
  • De(n) registrerte er en identifiserbar fysisk person som direkte eller indirekte kan identifiseres, ved eksempelvis identifikator herunder, men ikke begrenset til, navn, identifikasjonsnummer, lokaliseringsopplysninger og ID-nummer m.m.
  • Personopplysninger er alle opplysninger og vurderinger som direkte eller indirekte kan knyttes til deg som enkeltperson.
  • Behandling er enhver operasjon eller rekke av operasjoner som utføres med personopplysninger. Dette innebærer, men er ikke begrenset til, innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning, endring, gjenfinning, konsultering, bruk, spredning m.m.
  • Sensitiv personopplysninger er alle opplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, filosofisk overbevisning, fagforeningsmedlemskap, genetiske opplysninger, biometriske opplysninger med det formål å entydig identifisere noen, helseopplysninger, seksuelle forhold og seksuell legning.
  • Behandlingsansvarlig er det primære pliktsubjektet og ansvarlig for å overholde personvernregelverket. Behandlingsansvarlig er den eller de som «bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes».
  • Databehandler er den eller de som «behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige».
  • Bedriftsklient er enhver juridisk person representert ved en eller flere fysiske personer som bistås av Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS.
  • Klient er enhver fysisk person som bistås av Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS.

 

  1. Formål

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger er følgende:

  • Etablering av klientforhold:

Ved etablering av klientforhold vil Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS, foreta en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring). Konfliktavklaring av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, undersøkelse av kredittverdighet. Som hovedregel vil en slik konflikavklaring på vegne av bedriftsklienter ikke innebære behandling av personopplysninger. Dersom oppdraget aksepteres av Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS vil den fremkommende informasjonen registres.

Behandlingsgrunnlaget Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS bygger på ved etablering av klientforhold er nærmere beskrevet i punkt 3.1 og 3.3 under.

  • Tjenestelevering:

Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS samler inn og bruker personopplysninger om deg for å kunne yte juridisk bistand. Dette innebærer at Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS i tillegg til klientens personopplysninger også får tilgang til personopplysninger fra parter eller enkeltpersoner som berøres av Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS sin tjenestelevering. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse ved utførelsen av den juridiske bistanden. Hvilke opplysninger som behandles vil naturligvis variere med de forskjellige oppdragene. Dette vil si at det ved noen oppdrag vil være nødvendig at Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS behandler sensitiv informasjon, mens det ved andre oppdrag kun vil være behov for behandling av alminnelige personopplysninger.

Behandlingsgrunnlaget Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS bygger på ved sin tjenestelevering er nærmere beskrevet i punkt 3.3 under.

  • Klientadministrasjon

Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS oppretter egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klient. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS sitt regnskapssystem.

Behandlingsgrunnlaget Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS bygger på ved sin klientadministrasjon er nærmere beskrevet i punkt 3.1 og 3.3 under.

  • Fakturering

Kontaktopplysninger som er mottatt fra bedriftsklienter benyttes for å merke faktura som sendes til bedriften dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse for utsendelse av faktura.

Behandlingsgrunnlaget Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS bygger på ved fakturering er nærmere beskrevet i punkt 3.1 og 3.3 under.

  • Markedsføring og annen kommunikasjon:

Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS forbeholder seg retten til å kontakte deg selv om det ikke løper ett klientforhold hos Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS. Med mindre samtykke er påkrevd etter lov, vil Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS ta kontakt med deg ut fra en interesseavveining. Dette innebærer at Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS uten samtykke kan kontakte deg ved blant annet telefon og e-post angående klientforhold eller annen profesjonell relasjon til Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS.

Behandlingsgrunnlaget Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS bygger på ved markedsføring og annen kommunikasjon er nærmere beskrevet i punkt 3.2 og 3.3 under.

  • Juridiske forpliktelser

Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS behandler personopplysninger for å kunne overholde juridiske forpliktelser. Slik lovgivning er, men ikke begrenset til, regnskapslovgivning, skattelovgivning og hvitvaskingslovgivning.

Behandlingsgrunnlaget til Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS er nærmere beskrevet i punkt 3.2 under.

  • Forsvare og garantere at juridiske rettigheter er i samsvar med lov.

Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS behandler personopplysninger for å hindre urett og opprettholde rett. I dette ligger det at Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS vil behandle personopplysninger dersom dette vil være relevant for rettskrav eller andre juridiske problemstillinger, herunder men ikke begrenset til, bedrageri eller annen strafferettslig forfølgning.

Behandlingsgrunnlaget Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS bygger på for å forsvare og garantere juridiske rettigheter er nærmere beskrevet i punkt 3.3.

 

 

  • IT-drift og sikkerhet

Personopplysninger som er lageret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelig for oss eller våre leverandører i forbindelse med oppdatering av systemer, implementering eller oppfølgning av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold.

Behandlingsgrunnlaget Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS bygger på ved IT-drift og sikkerhet er nærmere beskrevet i punkt 3.2 under.

 

  1. Grunnlag for behandling

Behandling av personopplysninger krever behandlingsgrunnlag og er i alminnelighet regulert i personvernforordningen art. 6. For særlige kategorier av personopplysninger, herunder sensitive personopplysninger, følger behandlingsgrunnlaget av art. 9.

For tilfeller som omfattes av rettspleieunntaket i personopplysingsloven § 2 (2) b vil hverken personopplysningsloven eller personvernloven gjelde. Dette innebærer at det ikke vil være nødvendig å påvise et behandlingsgrunnlag, ei heller vil øvrige reguleringer for personvern gjelde. Unntaket omfatter saker som behandles eller avgjøres i medhold av rettspleieloven, herunder domstolloven, straffeprosessloven, tvisteloven, tvangsfullbyrdelsesloven m.m.

Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS har følgende behandlingsgrunnlag, vær oppmerksom på at listen ikke er uttømmende:

 

  • Avtale art. 6 (1) b, 9 (2) b

Både behandling av personopplysninger og sensitive personopplysninger vil være lovlig dersom dette er nødvendig i forbindelse med avtale, eller når det foreligger en hensikt om å inngå avtale.

 

  • Lov og allmenhetens interesse art. 6 (1) c og e

Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS har en rapporteringsplikt etter hvitvaskingsloven § 4 (2) c. Din legitimasjon er innhentet i henhold til samme lov.

Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS er etter art. 32 forpliktet til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet og behandler dermed personopplysninger i tråd med punkt 2.8 ovenfor.

Det tas her forbehold om Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS til enhver tid også vil kunne behandle personopplysninger dersom dette er i allmennhetens interesse. Forordene til personvernforordningen nevner imidlertid at slike alminnelige interesser bør komme frem av lov. I hvilke tilfeller Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS har en berettiget interesse som ivaretar allmenhetens interesser vurderes løpende og etter en konkret vurdering.

 

  • Interesseavveining art.6 (1) f.

Når interesseavveiing benyttes som et behandlingsgrunnlag gjør Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS en avveining av den enkeltes behov for personvern opp mot Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS sine interesser. Eksempelvis vil følgende forhold vurderes:

  1. Hva oppnår Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS ved behandling av personopplysninger?
  2. Hvor viktig er det Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS oppnår ved behandlingen?
  3. Hva slags personopplysninger er det tale om?
  4. Er ulempene ved behandlingen vedvarende over tid?
  5. Vil personopplysningene offentliggjøres eller deles med andre virksomheter?
  6. Kan behandlingen ha positive konsekvenser for den registrerte?
  7. Kan behandlingen ha negative konsekvenser for den registrerte?
  8. Har den registrerte en berettiget forventning i at personopplysningene ikke behandles?
  9. Hva er risikoen for at personopplysningene kommer på avveie?
  10. Er det spesielle forhold ved den registrerte som trekker i en spesiell eller særegen retning?
  11. Er det mulig å behandle personopplysningene på en mindre inngripende måte?
  12. Er det adgang til å reservere seg mot behandlingen?

Som regel behandler Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS personopplysninger for å kunne tilby juridiske tjenester. Dette gjøres ved å undersøke, forfølge eller forsvare juridiske krav.

 

  1. Dine rettigheter

Som den registrerte har du rettigheter etter personvernlovgivningen, herunder har du rett til informasjon om hvordan Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS behandler dine personopplysninger. I dette ligger det at du skal kunne forstå til hvilke formål Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS behandlinger dine personopplysninger, hvilke rettigheter du har, hvordan du kan gjøre disse gjeldende og hvilke konsekvenser behandlingen kan ha for deg.

 

  • Rett til å få tilgang

Du har rett til å få innsyn i egne personopplysninger. Dette innebærer at du har rett til å bli informert om behandlingen Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS gjennomfører. I tillegg har du rett til å få utlevert kopi av dine personopplysninger. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring av innsyn skjer skriftlig eller at identiteten verifiseres på annen måte.

 

  • Rett til korrigering

Dersom opplysningene om deg ikke er nøyaktige kan det bes om at disse opplysningene korrigeres eller oppdateres.

 

  • Rett til sletting

Dersom det hverken er behov eller det er lovmessig pålagt vil Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS slette personopplysninger om deg ved forespørsel. Ved tilfelle av samtykke vil dette si at personopplysningene slettes dersom det ikke finnes annet behandlings eller rettslig grunnlag, slik beskrevet i punkt 3.

 

  • Rett til dataportabilitet

Du har rett til å gjenbruke personopplysninger du har gitt Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS. Dette vil si at du har rett til å utlevere personopplysningene selv eller at Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS utleverer dine personopplysninger til en annen virksomhet. Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS utleverer slike personopplysninger enten elektronisk eller per papir.

 

Det gjøres oppmerksom på at retten til dataportabilitet kun gjelder opplysninger du har gitt Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS.

 

  • Rett til å begrense bruk

I enkelte tilfeller har du rett til å begrense behandlingen av personopplysningene dine.

 

  • Rett til reservasjon

Du har rett til å reservere deg mot innsamling og bruk av personopplysninger for visse formål. Punkt 2.2 vil kunne være et slik formål.

 

  • Rett til klage

Du har rett til å både påklage eller stille spørsmål ved Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS sin behandling av personopplysninger.

Dersom du ønsker å klage kan du ta kontakt med Datatilsynet på datatilsynet.no

Dersom du har spørsmål eller ønsker å klage kan dette også gjøres ved å kontakte ansvarlig advokat eller personvernansvarlig på vb@ghg.no.

 

  • Rett til å trekke samtykke

Du har en rett til å trekke et avgitt samtykke, likevel slik at et tilbaketrekk av samtykke ikke nødvendigvis vil medføre at dine personopplysninger slettes.

 

  1. Hvilken informasjon som samles

Informasjonen som samles inn, vil være relevant informasjon i forbindelse med juridisk bistand og advokatvirksomhet ellers. Slik informasjon vil herunder omfatte, men ikke være begrenset til:

 

  1. Kontaktinformasjon som navn, adresse, e-post, telefonnummer og, hvis relevant, stillingsbenevnelse og arbeidssted.
  2. Demografisk informasjon, slik som fødselsdato, kjønn, statsborgerskap og i visse tilfeller sivilstatus og strafferettslig informasjon, som er omfattet av samtykke for sensitive personopplysninger.
  3. Fødselsnummer og legitimasjon i henhold til hvitvaskingsloven av 2018, jf. § 12.
  4. Skattepliktig- og regnskapspliktig personopplysninger som lønn, arbeidskontrakter, rapporter og lignende.
  5. Opplysninger knyttet til arv mv. i de saker som gjelder dette.
  6. Opplysninger knyttet til innfordring av pengekrav i de saker dette gjelder.

 

  1. Lagring

Lagring av personopplysninger vil skje så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene slik de er beskrevet i denne Personvernerklæringen. Disse formålene blir supplert av lovpålagte krav til lagringstid.

 

  • Personopplysninger som navn, adresse, fødselsnummer og legitimasjon vil bli lagret i 5 år i henhold til Hvitvaskingsloven § 30.
  • Personopplysninger som navn, adresse, fødselsnummer og statsborgerskap vil bli lagret i 5 år i henhold til Bokføringsloven § 13.
  • Personopplysninger som navn, adresse, fødselsnummer, statsborgerskap, arbeidskontrakter og lønnsoversikter kan bli lagret i mer 5 år i henhold til Skatteforvaltningsloven § 11-3. Slikt grunnlag følger av lov og vil bli gitt til den skattepliktige selv.
  • Personopplysninger som navn, adresse, fødselsnummer, arbeidskontrakt, fagforeningsmedlemskap og øvrige personopplysninger som kan være relevant ved en rettssak, vil bli lagret i 3 år etter den alminnelige foreldelsesfristen, jf. Foreldelsesloven § 2. Dersom det er usikkerhet om det kan oppstå tvist etter tre år etter at oppdraget er avsluttet, så kan informasjonen lagres i opptil 10 år, jf. Foreldelsesloven § 10 (4).
  • Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS benytter seg av DataLex for oppbevaring av saksdokumenter. DataLex er vår databehandler og er pålagt å ivareta dine personopplysninger etter forordningen og lovverket. Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS har databehandleravtale med DataLex, slik at dine personvernrettigheter blir ivaretatt.
  • Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS innhenter personopplysninger via klientens representanter, med datasubjektet for personopplysningene direkte og offentlige registre.
  • Personopplysninger som lagres i tilknytning til advokatoppdrag lagres rutinemessig i 10 år etter at oppdraget er avsluttet, i samsvar med Advokatforeningens anbefalinger. Oppdraget vil kunne lagres utover 10 år dersom vi har et lovmessig behandlingsgrunnlag og behov for fortsatt lagring av personopplysningene.

 

  1. Utlevering/deling av personopplysninger

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen, herunder bokførings- og hvitvaskingsreglene.

 

For å kunne utøve vår virksomhet er vi avhengig av samarbeidspartnere som kan bistå med utvikling, leveranse og drift av våre IKT-systemer. Våre underleverandører vil kunne få tilgang til personopplysninger som vi behandler som ledd i deres leveranse og drift av våre IKT-systemer. Alle våre databehandlere er lokalisert innenfor EØS-området, og er pålagt å følge gjeldende personvernlovgivning, herunder nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysninger vi har samlet inn sikres og behandles på en trygg måte. Vi har inngått skriftlige databehandleravtaler med alle våre underleverandører.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

 

  1. Bruk av personopplysninger

Dine personopplysninger vil bli brukt der det er nødvendig i den juridiske bistanden Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS skal gjøre for og på vegne av deg som klient. Slike nødvendige situasjoner vil være, men er ikke begrenset til, representasjon ovenfor motparter, ved innlevering av stevninger eller andre dokumenter til offentlige myndigheter, i relasjon til fakturering og andre situasjoner som er naturlig og nærliggende ved advokatvirksomhet. I tillegg behandler vi personopplysninger der det foreligger lovfestede plikter.

 

  1. Sikkerhet

Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger og klientinformasjon generelt på en sikker måte. Tiltakene er av teknisk, avtalemessig og organisatorisk art. Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger og saksinformasjon er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver. Dette innebærer at Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS har mekanismer for tilgangsstyring slik at personopplysninger og saksinformasjon kan skjermes for personer som ikke aktivt jobber med det aktuelle oppdraget.

Gram, Hambro & Garman Advokatfirma AS har vedtatt interne IT-retningslinjer og det forets opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

 

  1. Endringer

Vesentlig endringer i innholdet i denne personvernerklæringen vil sendes til bedriftsklienten. Ellers vil vi kunne gjøre mindre endringer i denne personvernserklæringen. Disse endringene gjøres fortløpende og du vil alltid finne siste versjon på nettsiden.